Folkekirkens arbejde med digitalisering og it-udvikling
Tilgang til digitalisering i folkekirken
Folkekirkens tilgang til digitaliseringen bør forholde sig bevidst både til digitaliseringens udfordringer og til dens muligheder. Tre overordnede overvejelser gør sig gældende i den forbindelse:
Folkekirkens digitale løsninger skal være robuste, stabile i drift, brugervenlige og velfungerende.
Derfor baseres digitalisering i folkekirken som hovedregel på teknologier, der har en vis udbredelse, og på metoder, som er velafprøvede. Det gælder især for administrative systemer på områder, hvor folkekirkens behov er sammenlignelige med andre offentlige institutioners. Folkekirken skal med andre ord ikke være ’first-mover’ med hensyn til ny teknologi – men gerne dem der følger lige efter, hvor det giver teknologisk mening i forhold til den øvrige infrastruktur og it-strategi. Og hvor det bærende element er, at der direkte eller indirekte er en brugermæssig værdi at hente.
I visse tilfælde kan folkekirkens særlige struktur og opgaver tilsige løsninger, som designes og udvikles specifikt til folkekirken. I de tilfælde vil digital innovation ind i mellem udfordre, at folkekirken er villig til at afprøve mindre udbredte teknologier og metoder. Udvikling af den slags helt nye systemer for folkekirken forudsætter i givet fald en nærmere afgrænsning af projektet, samt at systemet afprøves under kontrollerede forhold og i øvrigt ikke kompromitterer hverken sikkerhed eller databeskyttelse.
Folkekirkens brug af digitale løsninger skal ske på en tryg og sikker måde, som fastholder den høje tillid, som samfundet har til folkekirken.
Folkekirkens mange myndigheder og institutioner skal overholde databeskyttelseslovgivningen og øvrige relevante it-sikkerhedsstandarder. Et højt digitalt sikkerhedsniveau opnås med en kombination af sikre systemer og sikker adfærd.
Folkekirkens It sikrer løbende, at Kirkenettets systemer overholder de gældende sikkerheds- og databeskyttelsesstandarder. Det er samtidig et væsentligt hensyn ved udvikling af nye digitale løsninger, at sikkerhed tænkes ind fra starten, således at brugervenlighed og sikker adfærd indgår i løsningsdesignet.
Når løsningerne er i drift, har de dataansvarlige og brugerne ansvar for at sikkerhedsbestemmelserne overholdes i det daglige. I nogle tilfælde har brugerne og Kirkeministeriet et fælles dataansvar. I de tilfælde gælder Kirkeministeriets cirkulærer om fælles dataansvar.
Folkekirken skal bruge det datamateriale, som digitaliseringen medfører, med omtanke og respekt for den enkeltes privatliv.
Persondata skal altid behandles i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen. På samme måde er der procedurer, som beskytter adgangen til data om den enkelte bruger og medarbejders anvendelse af Kirkenettets systemer.
Anonymiserede data om brugernes anvendelse af de digitale systemer er omvendt en kilde til bedre viden og dermed også til større kvalitet. Det kan for eksempel være viden om et sogns befolkningssammensætning og brug af selvbetjeningsløsninger. Eller viden om kirkeværgers hyppigste informationsbehov på den Digitale Arbejdsplads. Eller lønadministratorers særlige udfordringer med brugen af lønsystemet FLØS.
Anonymiserede data og observationer om anvendelsen af en digital løsning er vigtige for at vurdere, om en kommunikation når frem til målgruppen, og udgør samtidig et solidt afsæt for mulige forbedringer med henblik på at gøre en digital løsning mere brugervenlig og velfungerende.
Ud over den dataindsamling, som sker automatisk ved brug af digitale arbejdsprocesser, indsamles der desuden en række forskellige data via Danmarks Statistik eller i forbindelse med andre officielle dataindsamlinger. I folkekirken sker behandling og bearbejdning af statistiske oplysninger af Folkekirkens Uddannelses- og Videncenter i et samarbejde med Folkekirkens It og Danmarks Statistik.
It-governance i folkekirken
It-governance handler om tilrettelæggelsen af arbejdet med it og digitalisering særligt når det gælder ansvar, ledelse og organisering. De grundlæggende retningslinjer for it-governance i folkekirken er fastlagt af kirkeministeren i 2017, og omfatter fem hovedprincipper:
Folkekirkens It er den enhed i Kirkeministeriet, som varetager drift og udvikling af folkekirkens og Kirkeministeriets fælles digitale løsninger. Som en del af Kirkeministeriet er Folkekirkens It underlagt almindelige forvaltningsmæssige og statslige regler, samt Rigsrevisionens regnskabs- og forvaltningsrevision samt it-revision.
Folkekirkens It finansieres af folkekirkens fællesfond, hvis budget og finansiering gennem landskirkeskatten fastsættes af kirkeministeren. Folkekirkens It’s regnskab og økonomi er adskilt fra den øvrige økonomi i Kirkeministeriets departement.
It-Følgegruppen rådgiver Kirkeministeriet om it-strategiske overvejelser, forretningsudvikling, økonomisk styring og prioritering. It-Følgegruppen arrangerer desuden en årlig digitaliseringskonference med bred deltagelse fra hele folkekirken.
Folkekirkens It er sekretariat for It-Følgegruppen.
Følgegruppen består af en biskop, en stiftskontorchef, et medlem udpeget efter indstilling fra Landsforeningen af Menighedsråd, et medlem udpeget efter indstilling fra Danmarks Provsteforening, en it- og digitaliseringssagkyndig og Kirkeministeriets departementschef.
Repræsentanter for de brugere, som folkekirkens digitale løsninger vedrører, skal inddrages i alle faser.
Folkekirkens digitale løsninger udvikles på grundlag af statens it-projektmodel. Det betyder, at forretningsudvikling og projektimplementering er opdelt i faser fra idéudvikling og analyse over planlægning og gennemførelse til idriftsættelse. I alle faser sker der inddragelse af brugere.
Brugerinddragelsen vil typisk starte i ideudviklingsfasen i forhold til nye systemer og i analysefasen i forhold til eksisterende systemer, som har behov for et eftersyn. I løbet af de efterfølgende projektfaser inddrages brugere løbende i test og tilpasning af den digitale løsning, der er under udvikling, samt eventuelt i udarbejdelse af vejledningsmateriale i brug af løsningen.
It-Følgegruppen forelægges kommissorier for de brugergrupper, som Folkekirkens It opretter og afslutter, og som skal sikre systematisk brugerinddragelse i den løbende udvikling af it-ydelser. It-Følgegruppen høres endvidere i forbindelse med den obligatoriske evaluering af it-projekters fremdrift og fortsættelse mellem hver projektfase.
Initiativet og ansvaret for nye digitale løsninger og videreudvikling af eksisterende systemer skal i videst muligt omfang forankres det sted i folkekirken, som skal drage nytte af et system.
Som systemejer sidder den relevante enhed i folkekirken bl.a. for bordenden, når der skal formuleres krav og specifikationer for den digitale løsning, når den konkrete løsning skal vælges, og når fordele, ulemper og gevinster skal vurderes.
Folkekirkens It understøtter til gengæld både udvikling og drift med it-faglig bistand på grundlag af tydelige projekt- og leveranceaftaler med den ansvarlige enhed i folkekirken.
Både udvikling og drift af digitale løsninger koster tid og penge. Når det besluttes at udvikle nye eller videreudvikle eksisterende systemer, er det derfor vigtigt, at beslutningen er baseret på en grundig analyse af formål, mulige gevinster og omkostninger samt på en bevidst beslutning om finansieringen af både udvikling og drift af systemet. Gevinster i forbindelse med etablering og anvendelse af et nyt it-system kan ud over økonomiske også være kvalitative, dvs. fx rettet mod bedre kvalitet eller mere hensigtsmæssige arbejdsprocesser i opgaveløsningen. I nogle tilfælde vil der også være tale om, at digitaliseringen skal ske på baggrund af et lovkrav.
Inden iværksættelse af alle større it-projekter skal der udarbejdes gennemsigtige og realistiske budgetter. Budgetterne skal både tage højde for de specifikke it-udgifter og for de organisatoriske omkostninger, som er forbundet med systemejerens arbejde med implementering af digitale løsninger. Budgetterne bør også omfatte de nødvendige udgifter til uddannelse og vejledning af øvrige folkekirkelige enheder og brugere, som skal anvende en digital løsning.
For alle eksisterende systemer er der afsat et budget til vedligeholdelse og udvikling af løsningen. Budgettet disponeres af Folkekirkens It i dialog med systemejeren. Folkekirkens It råder desuden over en mindre ramme til forretningsudvikling af nye digitale løsninger i idéfasen. Rammen disponeres af Folkekirkens It i dialog med It-Følgegruppen.
It-løsninger fra Folkekirkens It og andre udbydere
Folkekirkens It spiller naturligt en central rolle i virkeliggørelsen af digitaliseringsinitiativer i folkekirken. Folkekirkens It understøtter folkekirken med effektive og brugerrettede løsninger og rådgiver i den forbindelse om de muligheder, der er for at anvende teknologi i forhold til folkekirkens kirkelige og administrative opgaver.
I vidt omfang er det folkekirkens myndigheder og institutioner selv, der vælger og fravælger konkrete it-løsninger, og som prioriterer deres ønsker og behov i forhold til digitaliseringen. Folkekirkens lokale enheder har således også mulighed for at bruge løsninger, som ikke er udviklet af Folkekirkens It. Folkekirkens It er under alle omstændigheder forpligtet til at konkurrenceudsætte sine it-løsninger med henblik på at sikre, at folkekirken løbende får de bedste og mest omkostningseffektive løsninger på markedet.
It-løsninger fra Folkekirkens It omfatter både grundlæggende it-infrastruktur, forskellige videndelingsplatforme, som menighedsrådene valgfrit kan anvende, samt administrative og kirkelige systemer, som afhængig af det konkrete system kan være obligatorisk eller valgfrit for folkekirken at anvende.
Blandt Folkekirkens It’s kerneopgaver er at levere og udvikle den infrastruktur, der er en nødvendig forudsætning for drift af Kirkenettet, som er det netværk og de løsninger, som alle folkekirkens myndigheder og institutioner er tilsluttet.
Som en del af infrastrukturen i Kirkenettet indgår MS Office 365 og herunder et fælles tjenstligt e-mailsystem, samt ’sikker e-mail’. Hertil kommer en række sikkerhedsløsninger på de enkelte pc-arbejdspladser.
Grundlæggende it-infrastruktur omfatter også Kirkenettets informationssystem (KIS), som er det system, hvor blandt andet stamoplysninger om den folkekirkelige struktur og medlemmer af menighedsråd og provstiudvalg vedligeholdes, samt den Digitale ArbejdsPlads (DAP), som sikrer én fælles adgang til alle systemer og løsninger.
Til brug for videndeling, håndbøger og intern kommunikation vedligeholder og udvikler Folkekirkens It forskellige platforme, som folkekirkens myndigheder og institutioner kan vælge at anvende til formidling af nyheder og til deling af viden m.v.
Til ekstern formidling af oplysninger om de enkelte sogne og provstier leverer Folkekirkens It Sogn.dk og en kirkekalender, som kan anvendes til annoncering af oplysninger om gudstjenester og kirkelige arrangementer.
Til intern videndeling og arkivering leverer Folkekirkens It desuden et fælles datavarehus til formidling af fx økonomidata til brug for ledelsesinformation og opfølgningsaktiviteter, samt et dataarkiv, hvor folkekirkens myndigheder og institutioner bl.a. kan arkivere oplysninger og informationer som dokumentation for regnskab m.v.
Folkekirkens It leverer en række it-systemer til folkekirken og Kirkeministeriet, som anvendes til varetagelse af myndighedsopgaver og vigtige administrative opgaver. It-systemerne omfatter både fælles administrative systemer og mere målrettede systemer til brug for bestemte myndigheder og institutioner i folkekirken. Det drejer sig om bl.a. personregistreringssystemet og om eksempelvis økonomiportalen, lønsystemet og sagsbehandlingssystemet m.fl.
Kirkeministeriet kan beslutte, at Folkekirkens It skal stille disse løsninger til rådighed for folkekirkens opgaveløsning, og ministeriet kan i visse tilfælde fastlægge regler om, at det er obligatorisk at anvende disse systemer til opgaven.
I andre sammenhænge står det folkekirkens enheder frit, om de ønsker at anvende en løsning fra Folkekirkens It. Det gælder bl.a. for de kirkelige systemer, som Folkekirkens It leverer, for eksempel konfirmandsystemer og lignende.
De systemer, som Folkekirkens It stiller til rådighed, udvikles af it-leverandører efter offentligt udbud.
Systemerne skal desuden – med fornødent hensyn til it-sikkerhed, databeskyttelse og økonomi – gøre det muligt for folkekirkens myndigheder og institutioner at anvende løsninger, som ikke leveres af Folkekirkens It.
Det betyder bl.a., at de systemer, som Folkekirkens It stiller til rådighed, i muligt omfang skal udstille relevante brugergrænseflader (api’er) efter alment anerkendte it-standarder. For eksempel vedligeholder Folkekirkens It api’er til Kirkekalenderen, således at sognene kan indlægge aktiviteter fra andre systemer, ligesom oplysninger om gudstjenester og aktiviteter kan leveres til dagblade, lokalaviser og offentlige webtjenester.